Hoe HUPHUP Oude Leads Omzetten naar Actieve Leden met AI-Automatisering

De Uitdaging: Een Database Vol Met Potentiële Leden

HUPHUP, een populaire fitnessclub met 14 vestigingen in België, had een onbenutte schat aan oude leads ziten in hun database.

In de loop der jaren zijn duizenden leads verzameld. Deze mensen toonden ooit interesse, maar schreven zich nooit in.

"Het probleem is dat we duizenden oude leads hebben, maar geen tijd om ze op te volgen," zei het HUPHUP-management.

Dit probleem is herkenbaar in de fitnessindustrie. Leadbeheer komt vaak op de tweede plaats, na de dagelijkse taken.

Wanneer het team dan wel tijd vond, was het vaak te laat. Soms ontbrak het hen ook aan motivatie om de leads te volgen. Dit leidde tot een sterke daling in conversie.

Onderzoek laat zien dat je leads binnen 5 minuten moet benaderen. Als je dat niet doet, dalen de conversiepercentages sterk.

Bovendien had HUPHUP moeite met het verzamelen van klantbeoordelingen en feedback. Deze zijn cruciaal voor groei in de huidige markt. Het was duidelijk: HUPHUP had slimme oplossingen nodig om hun processen te verbeteren en winstgevender te worden.

De Oplossing: Een AI-Agent die nooit slaapt

HUPHUP startte een testcampagne in Tessenderlo. Ze gebruikten een AI-assistent via WhatsApp om 960 oude leads te benaderen.

In Tessenderlo begonnen we met de eerste testcampagne met onze AI-assistent via WhatsApp/sms. We benaderden de 960 slapende leads. Hier zijn de resultaten:

Resultaten

• 📢 63 afspraken geboekt (Opt-in 6,56%)
• 👥 42 fysieke klantbezoeken (Show-up 66,7%)
• ❌ 9 annuleringen en 12 no-shows (Totaal 33,3%)

HUPHUP had geen extra personeel nodig dankzij de AI-assistent op WhatsApp/sms en een slimme campagne. Dit leidde tot 63 nieuwe afspraken en 42 klantbezoeken.

Tweede test: Aangepast AI-systeem in alle HUPHUP-vestigingen

Na de positieve resultaten in Tessenderlo, besloot HUPHUP de AI-assistent in alle vestigingen in te zetten. Zo konden ze meer rendement behalen met minder werk.

We sloten een overeenkomst af om een op maat gemaakt AI-systeem te ontwikkelen. De samenwerking omvatte:

1. Reactiveren van de database

We benaderden oude leads via WhatsApp met effectieve en krachtige cripts.

1. Snel opvolgen van leads

Leads via WhatsApp kregen binnen 1 minuut reactie, 24/7. Dit gebeurde ook via sms, websiteformulieren, Facebook, Instagram en chatwidgets.

1. Hybride opvolging van leads

Voor "gevoelige" leads gebruikten we de AI-assistent en het backoffice team samen. Zo ging geen enkele lead verloren.

1. Automatiseren van de planning

De AI-assistent kreeg toegang tot de agenda van HUPHUP. Dit maakte automatische planning van afspraken mogelijk.

1. Feedback & Reviews

Drie weken na inschrijving kreeg elk nieuw lid een check-in. Ontevreden klanten kregen persoonlijke opvolging voor feedback. Tevreden klanten kregen een verzoek voor een Google-review.

• Ontevreden = Persoonlijke opvolging
• Tevreden = Verzoek voor een Google-review

Het systeem bevatte ook locatiespecifieke chatwidgets en centrale website-integratie. Na implementatie ervaarde HUPHUP meerdere voordelen:

• Meer afspraken zonder extra personeel en advertentiekosten
• Tijdsefficiëntie zodat personeel zich op leden kon richten
• Meer positieve online beoordelingen die zichtbaarheid en reputatie verbeterde
• Hogere conversiepercentages door snelle opvolging (binnen 1 minuut)
• Meer omzet uit bestaande contacten
• Gecentraliseerde prestatie-inzichten via intuïtieve dashboards

Het Menselijke Element: Echte feedback van de werkvloer

De Clubmanager bij HUPHUP Tessenderlo zei: "We hadden nooit gedacht dat een AI-assistent ons kon helpen met slapende leads. Het werkt echt. We hoeven geen extra personeel in te zetten en kunnen ons volledig op onze leden richten. Het AI-systeem werkt 24/7."

Belangrijke lessen voor fitnessprofessionals

Het succesverhaal van HUPHUP laat zien dat:

1. Snelheid is belangrijk: de 5-minutenregel voor leadrespons is cruciaal.
2. Automatisering is niet onpersoonlijk: De hybride aanpak zorgt voor menselijke aandacht waar nodig.
3. Oude databases hebben onbenutte waarde: slapende leads vertegenwoordigen omzetpotentieel.
4. Reputatiebeheer kan systematisch: Automatiseren van feedback verhoogt positieve beoordelingen en pakt problemen aan.
5. Beter omgaan met personeelstijd: Automatisering pakt administratieve taken aan. Zo kan het team zich richten op leden en andere omzetverhogende taken.

Laat jouw fitnessclub ook geld liggen?

Als jouw fitnessclub, net als HUPHUP, veel oude leads heeft, is het tijd om die omzet te benutten. Een op maat gemaakt AI-systeem kan oude contacten nieuw leven inblazen. Dit gebeurt zonder extra personeel of handmatige opvolging.

Ben je klaar om de slapende omzet in jouw database te ontdekken? De eerste stap is makkelijker dan je denkt. Bereken hier hoeveel je database met slapende leads waard is.

‍