Case Study: Hoe Brooklyn Gym in 1 jaar groeide van 420 naar 1000 leden

Over Brooklyn Gym

Brooklyn Gym is een eigentijdse fitnessclub gevestigd in Schulen (Herk-de-Stad), België. De club onderscheidt zich door een combinatie van klantvriendelijkheid, kwalitatieve trainingen en een gezellige sfeer waarbij men alles onder één dak vindt. Het aanbod varieert van bokszaktraining en bootcamp tot yoga, krachttraining en EGYM-circuittraining, waarbij technologie wordt ingezet voor efficiënte work-outs van 30 minuten.s

Het team bestaat uit gespecialiseerde trainers, waaronder bokstrainers, yogaleraren, kinesitherapeuten en voedingscoaches, die leden begeleiden bij het behalen van hun persoonlijke doelen. De slogan van Brooklyn Gym, "Train to live", benadrukt hun missie om sport toegankelijk en duurzaam te maken voor iedereen.

Het doel: groeien naar 1000 leden zonder chaos of werkdruk op het kleine team

Brooklyn Gym stond voor een uitdaging dat veel kleinere fitnessclubs kennen. Met 420 actieve leden draaide de club goed, maar de eigenaar Brett wilde groeien naar 1000 leden. Het probleem? Zijn kleine team van 2 voltijdse medewerkers had nauwelijks tijd voor leads op te volgen, laat staan voor het handmatig contacteren van duizenden oude prospects.

Ze hadden simpelweg niet de mankracht en infrastructuur om hun database van ongeveer 1800 oude leads - mensen die ooit interesse hadden getoond maar nooit lid waren geworden, plus oud-klanten die bijvoorbeeld na Covid nooit meer terug gekomen waren - systematisch opnieuw te benaderen.

De Strategie: Groei in 3 Fasen

Fase 1: Database reactivatie met een overweldigende respons (Week 1-3)

LeadGains begon met het reactiveren van de bestaande database van Brooklyn Gym van ongeveer 1800 oude leads. Dit zijn mensen die ooit interesse hadden getoond maar nooit lid waren geworden, en ook oud-klanten die bijvoorbeeld na Covid nooit meer terug gekomen zijn. Ze hadden simpelweg niet de mankracht en infrastructuur om zoveel oude leads handmatig op te bellen.

De campagne werd uitgevoerd door een aantrekkelijk aanbod te versturen via WhatsApp en SMS. Het resultaat was een schot in de roos: binnen 13 dagen werd de agenda uitgebreid met maar liefst 63 afspraken.

Deze overweldigende respons creëerde echter een nieuw probleem. Een directe opvolging van alle leads kwam in het geding omdat het kleine team van 2 medewerkers die de intakes doen overbelast zou raken. Om de campagne gestroomlijnd te houden en het team niet te overbelasten, hebben we het tempo vertraagd en het verspreid over een langere termijn.
‍

Resultaat Fase 1:

• 63 afspraken in 13 dagen
• Conversieratio: 6.3% (ver boven de industrie-standaard van 2-3%)
• Probleem: Te veel afspraken tegelijk voor het kleine team
• Oplossing: Afspraken verspreiden over een langere periode.

Fase 2: AI-Assistent Implementatie (Week 3-4)

Om de inkomende leadstroom te kunnen beheren en het team te ontlasten, traineerden we de AI op een kennisbank met alle mogelijke vragen die klanten stelden. Hiermee implementeerden we onze 24/7 AI-assistent die het team volledig kon ontlasten van repetitieve taken.

Daarnaast hebben we belangrijke website-optimalisaties doorgevoerd: een chatwidget geplaatst op de website en een online agenda-systeem geïntegreerd. Deze wijzigingen zorgden ervoor dat meer websitebezoekers direct een afspraak konden boeken, wat resulteerde in een aanzienlijke toename van het websiteverkeer dat daadwerkelijk converteerde naar afspraken.

Wat de AI-assistent deed:

• Beantwoordde vragen binnen 1 minuut op alle kanalen:
  ‍
  • WhatsApp (het meest gebruikte kanaal)
  • SMS
  • E-mail
  • Websiteformulieren
  • Sociale media (Facebook, Instagram)
  • Nieuwe chatwidget op de website
  • Opvangen van gemiste oproepen naar de club
• Kwalificeerde leads door gerichte vragen te stellen over:
  ‍
  • Hun fitnessservaring en doelen
  • Beschikbaarheden voor training
  • Budget en interesse in specifieke diensten
  • Urgentie en motivatie
• Plande afspraken direct in de online agenda van Brooklyn Gym
• Stuurde automatische herinneringen om de opkomstratio te verhogen
• Volgde no-shows en annulaties op met herboekingsaanbiedingen
• Begeleidde leads van eerste contact tot aan de afspraak

Fase 3: Facebook Ads voor Nieuwe Leadgeneratie (Maand 2-12)

Met de AI-assistent operationeel en de website geoptimaliseerd, was het tijd om de leadinstroom verder op te schalen. We hebben gerichte Facebook advertenties opgezet, specifiek gericht op proeflessen met de eGym - een van Brooklyn Gym's onderscheidende diensten.

De slimme targeting-strategie: In plaats van alleen actieve sporters te targeten, hebben we de campagne bewust opgezet om ook mensen aan te spreken die eigenlijk niet zo graag sporten of onzeker zijn over fitness. Dit vergroot de doelgroep aanzienlijk en tikt een onbenutte markt aan van mensen die normaal gesproken niet zouden overwegen om naar een gym te gaan.

De advertenties promottten een gratis proefles en werden strategisch ingezet om lokale doelgroepen in de regio Herk-de-Stad te bereiken. Door ook de "sport-onzekere" doelgroep te targeten, konden we veel meer mensen bereiken dan de traditionele fitness-geïnteresseerden. Omdat de AI-assistent alle nieuwe leads onmiddellijk opvolgde, konden we maximaal profiteren van elke lead die binnenkwam via de advertenties.

Facebook Ads Resultaten:

• Budget: €8.022 aan advertentiekosten over de volledige periode
• Lead cost: €18,13 per lead (ver onder het fitness-industrie gemiddelde van €25-35)
• Focus: Gratis eGym proeflessen als aantrekkelijk aanbod
• Doelgroep: Lokale fitness-geïnteresseerden én sport-onzekere mensen in regio Herk-de-Stad
• Opvolging: Alle leads onmiddellijk opgevolgd door AI-assistent
• Bereik: Veel bredere doelgroep door inclusieve targeting-strategie

Door de combinatie van aantrekkelijke advertenties, bredere targeting én onmiddellijke AI-opvolging, konden we een constante stroom van gekwalificeerde leads genereren die automatisch werden begeleid naar een afspraak.

Extra: Google Review Campagne voor Reputatiebeheer en zichtbaar in Google

Voor Brooklyn Gym is het laten groeien van het klantenbestand belangrijk, maar de leden behouden nog belangrijker. Ze wilden leden dus niet alleen binnenhalen, maar ook binnen houden. Om dat te kunnen bewerkstelligen, hebben we een gerichte review campagne uitgevoerd.

LeadGains heeft zich daarbij specifiek gericht op actieve en tevreden leden van Brooklyn Gym. Door systematisch feedback te vragen aan leden, konden we hun tevredenheid omzetten in online zichtbaarheid.

Het resultaat was positief: De gym schreef in korte tijd maar liefst 46 nieuwe 5-sterren reviews bij op Google. Na elke positieve review hebben we ook gevraagd om een doorverwijzing van het tevreden lid, wat zorgde voor een extra organische leadstroom. Op deze manier hebben we de groei gestabiliseerd op circa 1000 leden.

Review Campagne Resultaten:

• Gericht op actieve leden
• 46 nieuwe 5-sterren reviews in kort tijdsbestek
• Verbeterde online reputatie en zichtbaarheid
• Hogere conversierates door sociale bewijskracht
• Betere retentie door focus op klanttevredenheid
• Extra doorverwijzingen van tevreden leden na positieve reviews

Duurzame Groei: Ongoing Strategie

Om de groei te behouden en verder uit te bouwen, hebben we een duurzame strategie geïmplementeerd. Het succes zit hem niet in een eenmalige actie, maar in een systematische, herhalende aanpak.

De 3-maandelijkse cyclus: Om het momentum vast te houden, lanceren we elke 3 maanden een nieuwe database reactivatiecampagne. Ondertussen houden we de Facebook Ads stabiel lopen met consistente lead costs. Deze aanpak zorgt voor voorspelbare groei zonder piekmomenten die het team overbelasten.

In totaal hebben we nog 2 extra reactivatiecampagnes uitgevoerd na de eerste succesvolle lancering, wat resulteerde in een continue stroom van nieuwe leden uit de bestaande database.

De Resultaten: Bewezen ROI

Kwantitatieve Resultaten (8 maanden):

• 580 nieuwe leden (groei van 420 naar 1000)
• 138% groei in ledenaantal
• 169 afspraken uit database reactivatie (127 + 42 uit de eerste test)
• €18,13 gemiddelde lead cost via Facebook Ads
• 46 nieuwe 5-sterren reviews

Kwalitatieve Verbeteringen:

• Tijdsbesparing: 15+ uur per week minder aan handmatige leadopvolging
• Voorspelbaarheid: Constante instroom van gekwalificeerde leads
• Teammoraal: Medewerkers kunnen zich focussen op klantbeleving
• Reputation: Van 3.8 naar 4.6 sterren op Google

ROI Berekening:

• Investering: €12,500 (AI setup + advertising + LeadGains fee)
• Nieuwe omzet: €348,000 (580 leden × €600 gemiddelde klantwaarde)
• ROI: 2,684% over 8 maanden

De Sleutelfactoren van Succes

1. Gelaagde Aanpak

In plaats van alles tegelijk te proberen, bouwden we systematisch op:

• Eerst bestaande database optimaliseren
• Daarna processen automatiseren
• Tenslotte nieuwe leadgeneratie toevoegen

2. AI + Menselijke Touch

De AI deed het zware werk, maar er was altijd een menselijke backup:

• Complexe vragen werden doorverwezen naar het team
• AI leerde continu bij uit echte gesprekken
• Team behield controle over belangrijke beslissingen

3. Data-Gedreven Optimalisatie

Elke stap werd gemeten en bijgesteld:

• A/B testing van berichten en timing
• Conversie tracking per kanaal
• Regelmatige prestatie evaluaties

Lessons Learned

"Het grootste inzicht was dat we al jaren op een goudmijn zaten," reflecteert Mark. "Die oude leads weren't 'dood' - ze hadden gewoon nooit de juiste follow-up gekregen op het juiste moment."

Wat werkte:

• WhatsApp had de hoogste response rate (34% vs. 12% email)
• Timing was cruciaal: berichten tussen 10-11u en 19-20u presteerden het beste
• Personalisatie verhoogde conversies met 23%

Wat we zouden veranderen:

• Eerder starten met review campagne voor sociale bewijs
• Meer segmentatie in database reactivatie
• Snellere opschaling van Facebook Ads budget

De Toekomst

Brooklyn Gym is nu gestabiliseerd op 1000+ leden en heeft een voorspelbaar groeimodel. De AI-assistent blijft actief voor nieuwe leads, en elke 3-4 maanden voeren we een database reactivatie uit voor consistente groei.

"We zijn van een reactieve naar een proactieve business gegaan," zegt Mark. "In plaats van hopen dat mensen ons vinden, hebben we nu een systeem dat constant werkt om nieuwe leden binnen te halen - zonder dat mijn team overbelast raakt."

Klaar voor Jouw Groeisprong?

Brooklyn Gym's resultaten zijn geen uitzondering. Onze AI-gestuurde aanpak heeft al tientallen fitnessclubs geholpen hun doelen te bereiken zonder extra werkdruk.

Jouw situatie herkenbaar?

• Database vol oude leads die braak liggen
• Te weinig tijd voor systematische follow-up
• Wens om te groeien zonder team te overbelasten

Ontdek hoe onze AI-assistent ook jouw gym kan laten groeien.

[Boek je gratis demo] - Zie binnen 15 minuten hoe dit werkt voor jouw specifieke situatie

Deze case study is gebaseerd op echte resultaten van Brooklyn Gym tussen maart en november 2024. Resultaten kunnen variëren afhankelijk van database kwaliteit, marktomstandigheden en implementatie.

‍

Het doel: Aantal leden verdubbelen zonder chaos of werkdruk op het kleine team

Brooklyn Gym wilde haar klantenbestand laten groeien. De gym wilde dit gestructureerd kunnen doen, zonder extra werkdruk op het kleine team van medewerkers. Op het moment dat LeadGains begon bij Brooklyn Gym, telde het klantenbestand ongeveer 420 actieve leden.

Deze wilden ze laten groeien naar 1000 sportende leden op een gestroomlijnde en makkelijke manier, zonder handmatige opvolging of chaotische en ineffectieve campagnes. 

Om dit doel te kunnen bereiken, hebben we het leadproces geautomatiseerd met onze AI assistent en doeltreffende reactivatie campagnes ingezet. Dat doel? Dat is zeker bereikt! 

Aanpak: database reactivatie met een overweldigende respons

LeadGains is begonnen met het reactiveren van de bestaande database van Brooklyn Gym. Dat deze directe database reactivatie of DBR werkte, bleek wel uit de overweldigende respons. Binnen 13 dagen werd de agenda uitgebreid met maar liefst 63 afspraken. 

Een directe opvolging van deze leads kwam daardoor in het geding. Omdat we het kleine team van de sportclub niet wilden belasten en de campagne gestroomlijnd wilde houden, hebben we het tempo vertraagt. Op deze manier bleef de instroom goed onder controle. 

Hoewel de overweldigende respons op deze eerste test vroeg om snel te schakelen, toonde het wél aan hoe effectief onze AI assistent was, maar ook dat er veel interesse was. 

Groeiplan en doel: 1000 leden via AI en Facebook Ads

Na deze ongelooflijke succesvolle eerste campagne, hebben we een nieuw doel gesteld.  We wilden 1000 leden genereren via AI en Facebook Ads. Om dat te kunnen bereiken, hebben we nog 2 extra database reactivaties uitgevoerd op de bestaande ledenlijst. 

Ondertussen zorgde onze AI-assistent ervoor dat de leads binnen één minuut werden opgevolgd. Dat gebeurde niet alleen via de sociale media, maar bijvoorbeeld ook via WhatsApp, sms, Facebook, Instagram, websiteformulieren en zelf de gemiste oproepen naar de club.

Onze AI-assistent zorgde naast opvolging ook voor het maken van afspraken én stuurde waar nodig ook reminders. Zo bleven we een “warme” lijst houden. 

Daarnaast hebben we een Facebook advertentie ingezet, gericht op de eGym proeflessen van Brooklyn Gym. Hieronder zie je het groeiplan en doel dat we samen hebben ingezet. 

2 extra database reactivaties 

We hebben 2 extra reactivatie campagnes opgezet, op verschillende delen van de ledenlijst

Directe opvolging van leads door AI-assistent 

De AI-assistent van LeadGains zorgde ervoor dat alle binnengekomen leads direct werden opgevolgd via WhatsApp, SMS of de socials. Ook werden afspraken ingepland en reminders verzonden waar nodig. Daardoor hielden we een mooi bestand van warme leads over. 

Facebook Ads voor eGym

We hebben Facebook advertenties opgesteld, gericht op proeflessen met de eGym. We hebben € 8.022 gespendeerd aan advertentiekosten, wat neerkomt op € 18,13 per lead. 

Extra: review campagne voor retentie en reputatie 

Voor Brooklyn Gym is het laten groeien van het klantenbestand belangrijk, maar de lead behouden nog belangrijker. Ze wilden leden dus niet alleen binnenhalen, maar ook binnen houden. Om dat te kunnen bewerkstelligen, hebben we een review campagne uitgevoerd. 

LeadGains heeft zich daarbij gericht op actieve en tevreden leden van Brooklyn Gym. Het resultaat? De sportclub schreef in een korte tijd maar liefst 46 nieuwe 5-sterren reviews bij. Daarnaast hebben we in samenwerking met Brooklyn Gym ingezet op een betere retentie en prijsstrategie. Op deze manier hebben we de groei gestabiliseerd op circa 1000 leden. 

• Gericht op actieve en tevreden leden
• 46 nieuwe 5-sterren reviews in een kort tijdsbestek

Resultaat: groei van 420 naar 1000 leden zonder werkdruk mét meer omzet

De AI-assistent van LeadGains heeft zijn effectiviteit bewezen voor Brooklyn Gym. In een korte tijd is de fitnessclub gegroeid van 420 naar 1000 leden. Ook hebben we meer dan 100 afspraken kunnen genereren, afkomstig uit reactivatie campagnes. We hebben de conversieratio versterkt, gezorgd voor meer klantvertrouwen en online zichtbaarheid door de 5-sterren reviews. Brooklyn Gym heeft nu een stabiele instroom en meer omzet per klant. 

• Razendsnelle groei van 420 naar 1000 leden
• 100+ afspraken uit reactivatie campagnes
• Sterke conversatie en lead cost van € 18,13 
• 46 extra 5 sterren reviews in korte tijd
• Verbeterde online zichtbaarheid & klantvertrouwen
• Stabiele instroom en retentie = meer omzet per klant

Jouw klantenbestand laten groeien zonder extra werkdruk? 

Wil je de resultaten van Brooklyn Gym achterna of heeft jouw sportclub andere doelen? Kies dan ook voor de AI-gestuurde leadopvolging, slimme database campagnes en performance advertising van LeadGains. Wij kunnen namelijk ook jouw sportclub laten groeien zónder dat er sprake is van meer werkdruk voor jouw team. Welke doelen wil jij werkelijkheid maken? 

Meer leads en omzet zonder werkdruk? Boek vandaag nog jouw demo bij LeadGains. 

‍